Partager des fichiers avec ses clients depuis OneDrive et SharePoint en toute sécurité

Creative IT USA · 13 novembre 2026

Types de liens, comptes invités, expiration et nettoyage : comment une PME peut partager des fichiers avec ses clients sous Microsoft 365 sans perdre le contrôle.

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Envoyer à un client un contrat, des plans ou un dossier de photos depuis OneDrive ou SharePoint prend quelques clics. Savoir qui pourra encore ouvrir ce lien dans six mois est plus difficile. Dans la plupart des PME sous Microsoft 365, le partage externe s’est construit lien après lien, sans que personne sache vraiment ce qui reste ouvert. Ce guide explique les choix faits à chaque partage, les réglages qu’un administrateur doit définir une fois pour toutes, et comment faire le ménage dans ce qui est déjà partagé.

Les types de liens, en clair

Lorsque vous cliquez sur Partager dans OneDrive ou SharePoint, les paramètres du lien proposent jusqu’à quatre options, selon ce qu’autorise votre administrateur :

• Tout le monde disposant du lien. Aucune connexion requise. Quiconque possède le lien, y compris ceux à qui il est transféré, peut l’ouvrir. Pratique, et le choix le plus risqué pour un document confidentiel.
• Personnes de votre organisation. Uniquement vos salariés, connectés. Inutile pour les clients, mais le bon choix par défaut en interne.
• Personnes spécifiques (parfois « Personnes que vous choisissez »). Seules les adresses e-mail indiquées peuvent l’ouvrir, après avoir prouvé leur identité. C’est le bon choix pour la plupart des échanges avec les clients.
• Personnes ayant un accès existant. Envoie simplement un lien à ceux qui ont déjà l’autorisation ; n’accorde rien de nouveau.

Dans les mêmes paramètres, on peut généralement décocher « Autoriser la modification » pour un lien en lecture seule, bloquer le téléchargement de certains types de fichiers et, pour les liens ouverts à tous, fixer une date d’expiration.

Ce qui a changé pour les invités externes

Au cours de 2026, Microsoft a basculé le partage externe de SharePoint et OneDrive vers Microsoft Entra B2B, son système standard de comptes invités, et retiré l’ancien code à usage unique propre à SharePoint. Concrètement, lorsque vous partagez avec une personne externe précise, elle apparaît désormais comme invitée dans votre annuaire Microsoft 365. Si elle n’a pas de compte Microsoft professionnel ou personnel, elle peut tout de même se connecter avec un code envoyé par e-mail.

Deux conséquences pratiques. D’abord, certains anciens liens qui reposaient sur le code retiré peuvent afficher « accès refusé » au client ; repartager le fichier ou le dossier règle généralement le problème. Ensuite, la liste des invités dans le centre d’administration Microsoft 365 constitue désormais un relevé assez complet des personnes extérieures qui peuvent atteindre vos fichiers : elle mérite d’être examinée.

Les réglages à faire une fois par l’administrateur

1. Changer le type de lien par défaut de « Tout le monde » à « Personnes spécifiques » dans le centre d’administration SharePoint, pour que le choix sûr soit celui que les salariés obtiennent sans y penser.
2. Décider si les liens ouverts à tous sont autorisés. Si oui, fixer une durée de validité maximale pour que les liens oubliés se ferment seuls, et envisager la lecture seule par défaut.
3. Restreindre les sites sensibles. SharePoint permet de régler le partage externe site par site : les sites finance et RH peuvent être fermés aux externes, les sites projets ouverts aux clients.
4. Faire expirer ou revoir l’accès des invités, pour que les clients de projets terminés ne gardent pas l’accès pendant des années.
5. Envisager d’autoriser ou de bloquer des domaines si vous ne partagez qu’avec quelques partenaires connus.

Les bons réflexes pour les équipes

• Partager le strict nécessaire : un fichier plutôt que tout le dossier, un sous-dossier plutôt que tout le site.
• Utiliser « Personnes spécifiques » pour tout ce qui contient des données personnelles, financières ou confidentielles.
• Vérifier l’adresse avant d’envoyer : la saisie automatique choisit le mauvais « Michel » plus souvent qu’on ne l’avoue.
• À la fin d’un projet, ouvrir « Gérer l’accès » sur le dossier et retirer les personnes externes.

Faire le ménage dans l’existant

Chaque utilisateur peut voir ce qu’il a partagé depuis OneDrive, et le panneau « Gérer l’accès » de chaque fichier ou dossier affiche ses liens et les personnes autorisées. Les administrateurs peuvent examiner les comptes invités dans le centre d’administration Microsoft 365 et produire des rapports de partage pour les sites SharePoint. Commencez par les sites les plus sensibles, supprimez les liens ouverts devenus inutiles et retirez les invités que vous ne reconnaissez pas. Ce travail est aussi indispensable lors d’un départ : notre guide sur le départ d’un salarié dans Microsoft 365 explique comment transmettre son OneDrive avant sa suppression.

Comment nous pouvons aider

Nous pouvons examiner vos paramètres de partage et vos comptes invités et définir des réglages par défaut raisonnables, dans le cadre de nos services de prévention des pertes de données et d’assistance informatique pour PME. Appelez le (213) 986-4855.