Compartir archivos con clientes desde OneDrive y SharePoint de forma segura
Tipos de vínculo, cuentas de invitado, caducidad y limpieza: cómo compartir archivos con clientes desde Microsoft 365 sin perder el control de quién tiene acceso.
Enviar a un cliente un contrato, unos planos o una carpeta de fotos desde OneDrive o SharePoint lleva unos pocos clics. Saber quién podrá abrir ese enlace dentro de seis meses es más difícil. En la mayoría de las pequeñas empresas con Microsoft 365, el uso compartido externo ha crecido enlace a enlace, sin que nadie sepa bien qué sigue abierto. Esta guía explica las decisiones que toma cada vez que comparte, la configuración que un administrador debe fijar una sola vez y cómo poner orden en lo que ya está compartido.
Los tipos de enlace, en lenguaje claro
Al pulsar Compartir en OneDrive o SharePoint, la configuración del vínculo ofrece hasta cuatro opciones, según lo que permita su administrador:
- Cualquier persona con el vínculo. No hace falta iniciar sesión. Quien tenga el enlace, incluido cualquiera a quien se lo reenvíen, puede abrirlo. Muy cómodo y la opción más arriesgada para algo confidencial.
- Personas de su organización. Solo su propio personal, con sesión iniciada. No sirve para clientes, pero es lo adecuado por defecto para compartir internamente.
- Personas específicas (en algunas versiones, «Personas que elija»). Solo las direcciones de correo que indique pueden abrirlo, tras demostrar quiénes son. Es la opción correcta para casi todo el trabajo con clientes.
- Personas con acceso existente. Solo envía un enlace a quien ya tiene permiso; no concede nada nuevo.
En la misma configuración suele poder desmarcar «Puede editar» para que el enlace sea de solo lectura, bloquear descargas en algunos tipos de archivo y, en los vínculos para cualquier persona, fijar una fecha de caducidad.
Qué ha cambiado con los invitados externos
Durante 2026 Microsoft ha ido trasladando el uso compartido externo de SharePoint y OneDrive a Microsoft Entra B2B, su sistema estándar de cuentas de invitado, y retirando el antiguo código de un solo uso propio de SharePoint. En la práctica, cuando comparte con una persona externa concreta, esta aparece ahora como invitado en el directorio de Microsoft 365. Si no tiene una cuenta Microsoft profesional o personal, puede entrar igualmente con un código enviado a su correo.
Esto tiene dos efectos prácticos. Primero, algunos enlaces antiguos que dependían del código retirado pueden mostrar ahora «acceso denegado» al cliente; volver a compartir el archivo o la carpeta suele resolverlo. Segundo, la lista de invitados del centro de administración de Microsoft 365 es ahora un registro bastante completo de quién, fuera de la empresa, puede llegar a sus archivos, así que conviene revisarla.
Configuración que un administrador debe fijar una vez
- Cambie el tipo de vínculo predeterminado de «Cualquier persona» a «Personas específicas» en el centro de administración de SharePoint, para que la opción segura sea la que el personal obtiene sin pensar.
- Decida si se permiten los vínculos para cualquier persona. Si es así, fije una caducidad máxima para que los enlaces olvidados se cierren solos y considere que sean de solo lectura por defecto.
- Limite los sitios sensibles. SharePoint permite configurar el uso compartido externo por sitio. Los sitios de finanzas y recursos humanos pueden quedar cerrados a externos y los de proyectos, abiertos a clientes.
- Haga que el acceso de invitados caduque o se revise, para que los clientes de proyectos terminados no conserven el acceso durante años.
- Valore permitir o bloquear dominios si solo comparte con unos pocos socios conocidos.
Buenas costumbres para el personal
- Comparta lo mínimo necesario: un archivo en vez de toda la carpeta, una subcarpeta en vez de todo el sitio.
- Use «Personas específicas» para todo lo que contenga datos personales, financieros o confidenciales de clientes.
- Revise la dirección de correo antes de enviar. El autocompletado elige al «Miguel» equivocado más a menudo de lo que se reconoce.
- Al terminar un proyecto, abra «Administrar acceso» en la carpeta y quite a las personas externas.
Poner orden en lo que ya está compartido
Cada usuario puede ver lo que ha compartido desde OneDrive, y el panel «Administrar acceso» de cualquier archivo o carpeta muestra sus enlaces y quién tiene acceso. Los administradores pueden revisar las cuentas de invitado en el centro de administración de Microsoft 365 y generar informes de uso compartido de los sitios de SharePoint. Empiece por los sitios con información más sensible, elimine los vínculos abiertos que ya no hagan falta y borre los invitados que no reconozca. Hacerlo cuando alguien deja la empresa también es esencial: nuestra guía sobre la baja de empleados en Microsoft 365 explica cómo traspasar su OneDrive antes de que se elimine.
Cómo podemos ayudar
Podemos revisar su configuración de uso compartido y sus cuentas de invitado y fijar valores predeterminados razonables, dentro de nuestros servicios de prevención de pérdida de datos y soporte de TI para pequeñas empresas. Llame al (213) 986-4855.