Départ d’un salarié : Microsoft 365 étape par étape
Fermé trop tard, le compte est un risque de sécurité ; supprimé trop vite, il emporte courriels et fichiers. Voici l’ordre qui protège les deux.
Quand quelqu’un quitte une petite entreprise, son compte Microsoft 365 passe souvent en dernier. Soit il reste ouvert pendant des semaines, soit il est supprimé dans la précipitation, et les deux posent problème. Un compte ouvert est une porte d’entrée pour l’ancien salarié ou pour quiconque connaît son mot de passe. Un compte supprimé peut emporter des courriels de clients et des fichiers. Voici l’ordre qui fonctionne, pour le responsable administratif ou le dirigeant qui a les droits d’administration sans être informaticien.
Avant le dernier jour
- Désigner un repreneur. Choisissez le collègue qui surveillera sa messagerie et récupérera ses fichiers. Décidez-le maintenant, pas une fois le compte verrouillé.
- Lister ses accès. Boîtes partagées, canaux Teams, sites SharePoint, et les applications métier auxquelles il se connecte avec son compte Microsoft : comptabilité, CRM, signature électronique. Demandez-le-lui directement, personne ne le sait mieux.
- Récupérer les mots de passe qu’il détient pour l’entreprise. Portails fournisseurs, réseaux sociaux, bureau d’enregistrement du nom de domaine. Changez-les après son départ et rangez-les dans un gestionnaire de mots de passe partagé plutôt que dans un tableur.
- Prévoir la restitution du matériel. Ordinateur portable, téléphone, clés de sécurité. Si le portable est chiffré avec BitLocker, assurez-vous d’avoir sa clé de récupération avant le départ.
Le jour du départ
Dans le centre d’administration Microsoft 365, dans cet ordre, idéalement au moment où la personne termine :
- Bloquer la connexion. Dans Utilisateurs, puis Utilisateurs actifs, sélectionnez la personne et bloquez la connexion. Plus aucune nouvelle connexion n’est possible, et rien n’est supprimé.
- Réinitialiser le mot de passe. C’est un second verrou, et un ancien mot de passe noté quelque part ne sert plus à rien.
- Fermer toutes les sessions. Bloquer la connexion ne coupe pas immédiatement les sessions déjà ouvertes sur un téléphone ou un ordinateur personnel. Utilisez l’option de déconnexion de toutes les sessions pour qu’elles doivent se reconnecter, sans succès.
- Supprimer ses méthodes d’authentification. Retirez l’application d’authentification et les numéros de téléphone enregistrés pour la double authentification, afin que personne ne puisse s’en servir pour récupérer le compte.
- Contrôler transferts et règles. Cherchez les transferts de courrier vers une adresse externe et les règles qui déplacent ou suppriment des messages. On les oublie facilement, et c’est une voie classique de fuite du courrier de l’entreprise après un départ.
- Retirer les rôles d’administrateur et les groupes devenus inutiles, y compris les listes de diffusion qui lui envoient le courrier des clients.
Si le départ est conflictuel, faites les trois premières étapes avant l’entretien, pas après.
Garder sa messagerie
Les clients continueront d’écrire à l’ancienne adresse pendant des mois. La solution habituelle consiste à convertir la boîte aux lettres en boîte partagée et à y donner accès au collègue qui reprend le dossier. Les anciens messages restent, les nouveaux continuent d’arriver, et une réponse automatique peut indiquer le bon contact.
Faites-le avant de retirer la licence. Si vous retirez la licence d’abord, Microsoft considère la boîte comme sans licence et la supprime après un délai de grâce. Une boîte partagée n’a en général pas besoin de licence propre, mais il existe des exceptions, par exemple pour conserver une archive ou une mise en attente légale : vérifiez les règles actuelles de Microsoft pour votre abonnement.
Garder ses fichiers
Les fichiers du OneDrive de la personne appartiennent à l’entreprise, mais ils dépendent de son compte. À la suppression du compte, Microsoft conserve le OneDrive pendant une durée limitée, puis l’efface. Le centre d’administration permet de donner à un autre utilisateur l’accès au OneDrive de la personne qui part. Profitez-en pour déplacer ce dont l’entreprise a besoin vers un site SharePoint ou un dossier Teams partagé, où rien ne dépend d’une seule personne. Ne comptez pas sur ce délai de conservation comme unique copie.
C’est aussi le moment de vérifier que votre sauvegarde couvre bien Microsoft 365, et pas seulement les postes du bureau. Microsoft assure le fonctionnement du service ; garder votre propre copie des données reste votre affaire.
Licences, matériel et suppression finale
- Licences. Une fois la messagerie et les fichiers réglés, retirez la licence et attribuez-la à une nouvelle recrue ou réduisez le nombre de licences de l’abonnement. Une licence inutilisée reste facturée tant que le nombre n’est pas modifié.
- Matériel. Au retour du portable et du téléphone, vérifiez que les données de l’entreprise ont été retirées des téléphones personnels qui avaient Outlook ou Teams. Si vos appareils sont gérés avec Microsoft Intune, vous pouvez effacer ces données à distance. Réinitialisez le portable avant de le confier à quelqu’un d’autre.
- Supprimer l’utilisateur. Attendez que la boîte soit convertie, les fichiers déplacés et que plus rien ne dépende du compte. Un utilisateur supprimé peut être restauré pendant 30 jours, mais ne bâtissez pas votre plan là-dessus.
Une liste écrite plutôt que la mémoire
Les entreprises qui s’en sortent bien ne sont pas plus techniques que les autres : elles suivent à chaque fois la même liste écrite et notent qui a fait quoi et quand. Si vous voulez de l’aide pour établir la vôtre, ou passer en revue des comptes qui auraient dû être fermés depuis longtemps, nos pages sécurité des mots de passe et des comptes et services informatiques gérés expliquent comment nous pouvons vous aider. Si vous changez en même temps de prestataire, notre liste de passation entre prestataires couvre les comptes d’administration.
Appelez le (213) 986-4855 pour en parler.