Tenir l’inventaire de son parc informatique
Une liste simple et à jour des ordinateurs, équipements réseau, licences et comptes clés accélère réparations, départs, déclarations d’assurance et sécurité.
Demandez à une petite entreprise combien elle a d’ordinateurs, la réponse vient vite. Demandez lesquels ne sont plus sous garantie, qui a le mot de passe administrateur du routeur ou quelles licences se renouvellent le mois prochain, et l’on vous répondra souvent « je vais vérifier ». Un inventaire du parc informatique n’est rien d’autre qu’une liste écrite, tenue à jour, de ce que l’entreprise possède et utilise. Ce n’est pas passionnant, mais cela fait gagner du temps dans presque toutes les situations, d’un portable en panne à un incident de sécurité.
Pourquoi cela vaut l’effort
- Des réparations plus rapides. Avec le modèle, le numéro de série et la date d’achat sous la main, le technicien vérifie la garantie et commande la bonne pièce sans devoir d’abord retrouver la machine.
- Appareil perdu ou volé. La police, l’assureur et votre propre réaction ont besoin du numéro de série et de savoir si l’appareil était chiffré. Notre guide sur le portable d’entreprise perdu ou volé détaille la suite.
- Arrivées et départs. Quand quelqu’un s’en va, vous savez précisément quel portable, quel téléphone, quels comptes et quelles licences récupérer.
- Sécurité. On ne peut ni mettre à jour ni protéger ce dont on ignore l’existence. C’est pourquoi les CIS Critical Security Controls, un référentiel de sécurité très répandu, placent l’inventaire du matériel et celui des logiciels en tête de leur liste.
- Budget. Avoir toutes les dates d’achat au même endroit montre tout de suite quelles machines seront à remplacer l’an prochain.
Ce qu’il faut noter
Ordinateurs, téléphones et tablettes
- Type, marque, modèle et numéro de série.
- Utilisateur, et lieu habituel (bureau, domicile, déplacements).
- Date d’achat, fournisseur et fin de garantie.
- Système d’exploitation et version.
- Disque chiffré ou non, et emplacement de la clé de récupération (notez l’emplacement, jamais la clé elle-même dans le tableur).
- Inscription ou non dans l’outil de gestion des appareils et dans la sauvegarde.
Réseau et équipements partagés
- Pare-feu ou routeur, switchs, bornes Wi-Fi, imprimantes, NAS ou serveur, standard téléphonique.
- Marque, modèle, numéro de série et version du firmware.
- Emplacement physique, et endroit où sont conservés les accès d’administration.
- Réception ou non des mises à jour de sécurité. Les équipements qui ne sont plus suivis sont à signaler pour remplacement.
Logiciels, abonnements et services en ligne
- Microsoft 365 ou Google Workspace, comptabilité, outils de création, logiciels métier.
- Nombre de licences, date de renouvellement et qui est facturé.
- Le compte administrateur propriétaire, qui doit être un compte de l’entreprise et non l’adresse personnelle d’un salarié.
Les comptes qui commandent tout le reste
Certains comptes comptent plus que n’importe quel appareil : le bureau d’enregistrement du nom de domaine, le DNS, l’hébergeur du site, les comptes administrateurs Microsoft 365 ou Google, le fournisseur d’accès. Notez qui y a accès et si l’authentification multifacteur est activée. Perdre la main sur le compte du nom de domaine, par exemple, peut couper d’un coup la messagerie et le site web.
Où le conserver
Jusqu’à quelques dizaines d’appareils, un tableur partagé avec un onglet par catégorie suffit largement. Le plus important est ailleurs :
- Les mots de passe vont dans un gestionnaire de mots de passe, pas dans l’inventaire. L’inventaire indique où se trouve l’identifiant ; le gestionnaire le conserve.
- Gardez une copie accessible en cas de panne, par exemple un export rangé avec vos autres informations d’urgence, au cas où le système qui l’héberge serait justement celui qui tombe.
- Limitez le nombre de personnes qui peuvent le modifier, pour qu’il reste fiable.
À mesure que l’entreprise grandit, des outils de gestion des appareils comme Microsoft Intune et les logiciels de supervision à distance peuvent collecter automatiquement une bonne partie des informations sur le matériel et les logiciels. Ils ne sauront pas pour autant qui détient le compte du nom de domaine ni quand un contrat arrive à échéance : une courte liste tenue à la main reste utile.
Le tenir à jour
- Enregistrez chaque appareil le jour de son arrivée, avant de le remettre à quelqu’un. Faites-en une étape de tout achat.
- Mettez-le à jour à chaque arrivée, départ ou échange de matériel.
- Marquez le matériel réformé comme tel, avec la date et la méthode d’effacement des données, au lieu de supprimer la ligne.
- Une fois par trimestre, faites le tour du bureau et comparez ce que vous voyez à la liste. Dans un petit bureau, cela prend moins d’une heure et révèle presque toujours quelque chose.
Commencer cette semaine
Ne visez pas la perfection. Commencez par les ordinateurs et par les cinq ou six comptes qui commandent l’activité, puis ajoutez le réseau et les logiciels au fil des semaines. Une liste partielle mais exacte est plus utile qu’une liste complète mais périmée.
Pour vous faire aider à monter le vôtre, ou à régler ce qu’il fera apparaître, consultez nos pages assistance informatique pour les petites entreprises et assistance matériel et logiciel, ou appelez le (213) 986-4855.