Cómo llevar un inventario de activos de TI
Un registro sencillo y al día de ordenadores, equipos de red, licencias y cuentas clave agiliza reparaciones, cambios de personal, seguros y seguridad.
Si pregunta a una pequeña empresa cuántos ordenadores tiene, la respuesta suele ser rápida. Si pregunta cuáles están fuera de garantía, quién tiene la contraseña de administrador del router o qué licencias se renuevan el mes que viene, la respuesta suele ser "déjeme averiguarlo". Un inventario de activos de TI no es más que un registro por escrito, y al día, de lo que la empresa tiene y utiliza. No tiene nada de vistoso, pero ahorra tiempo en casi cualquier situación informática, desde un portátil averiado hasta un incidente de seguridad.
Por qué merece la pena
- Las reparaciones van más rápido. Con el modelo, el número de serie y la fecha de compra a mano, el técnico puede comprobar la garantía y pedir las piezas correctas sin tener que buscar primero el equipo.
- Equipos perdidos o robados. La policía, la aseguradora y su propia respuesta necesitan el número de serie y saber si el equipo estaba cifrado. Nuestra guía sobre qué hacer ante un portátil de empresa perdido o robado explica los pasos siguientes.
- Cambios de personal. Cuando alguien se va, sabe exactamente qué portátil, teléfono, cuentas y licencias debe recuperar.
- Seguridad. No se puede actualizar ni proteger lo que no se sabe que existe. Por eso los Controles de Seguridad Críticos del CIS, un marco de seguridad muy utilizado, sitúan el inventario de hardware y de software en los dos primeros puestos de su lista.
- Presupuesto. Ver todas las fechas de compra juntas deja claro qué equipos habrá que sustituir el año que viene.
Qué anotar
Ordenadores, teléfonos y tabletas
- Tipo, marca, modelo y número de serie.
- Quién lo usa y dónde está normalmente (oficina, casa, viajes).
- Fecha de compra, proveedor y fin de la garantía.
- Sistema operativo y versión.
- Si el disco está cifrado y dónde se guarda la clave de recuperación (anote el lugar, nunca la clave en la hoja de cálculo).
- Si está inscrito en la gestión de dispositivos y en las copias de seguridad.
Red y equipos compartidos
- Firewall o router, switches, puntos de acceso Wi-Fi, impresoras, NAS o servidor, centralita telefónica.
- Marca, modelo, número de serie y versión de firmware.
- Dónde está físicamente y dónde se guarda su acceso de administración.
- Si sigue recibiendo actualizaciones de seguridad. Conviene marcar para sustitución los que ya no tienen soporte.
Software, suscripciones y servicios en línea
- Microsoft 365 o Google Workspace, contabilidad, herramientas de diseño, aplicaciones propias del sector.
- Número de licencias, fecha de renovación y a quién se factura.
- La cuenta de administrador titular, que debe ser una cuenta de la empresa y no el correo personal de alguien.
Las cuentas que controlan todo lo demás
Algunas cuentas pesan más que cualquier equipo: el registrador del dominio, el DNS, el alojamiento web, las cuentas de administrador de Microsoft 365 o Google, el proveedor de internet. Anote quién tiene acceso y si está activada la autenticación multifactor. Perder el control de la cuenta del registrador del dominio, por ejemplo, puede dejar sin servicio a la vez el correo y la web.
Dónde guardarlo
Para una empresa de hasta unas pocas decenas de equipos, basta con una hoja de cálculo compartida con una pestaña por categoría. Importa más lo siguiente:
- Las contraseñas van en un gestor de contraseñas, no en el inventario. El inventario indica dónde está la credencial; el gestor la guarda.
- Tenga una copia accesible durante una caída, por ejemplo una copia exportada junto al resto de su información de emergencia, por si el sistema donde vive es precisamente el que falla.
- Limite quién puede editarlo, para que siga siendo fiable.
A medida que la empresa crece, herramientas de gestión de dispositivos como Microsoft Intune y el software de supervisión remota pueden recoger automáticamente gran parte de los datos de hardware y software. Aun así, no sabrán quién es el titular de la cuenta del dominio ni cuándo vence un contrato, así que una lista manual breve sigue siendo útil.
Mantenerlo al día
- Registre cada equipo el día que llega, antes de entregarlo. Que forme parte de cualquier compra.
- Actualícelo cuando alguien entra, se va o cambia de equipo.
- Marque como retirado el material que se da de baja, con la fecha y cómo se borraron sus datos, en lugar de eliminar la fila.
- Una vez por trimestre, recorra la oficina y compare lo que ve con la lista. En una oficina pequeña lleva menos de una hora y casi siempre aparece algo.
Empezar esta semana
No intente que quede perfecto. Empiece por los ordenadores y por las cinco o seis cuentas que controlan el negocio, y añada la red y el software en las semanas siguientes. Una lista parcial pero exacta es más útil que una completa y desactualizada.
Si quiere ayuda para elaborar el suyo, o para resolver lo que descubra, consulte nuestras páginas de soporte de TI para pequeñas empresas y de soporte de hardware y software, o llame al (213) 986-4855.