Portable d’entreprise perdu ou volé : premiers gestes
Un ordre d’action pratique pour dirigeants et responsables : couper les accès, décider l’effacement, vérifier le chiffrement, déclarer et remettre au travail.
Un salarié appelle : son ordinateur portable professionnel a été volé dans la voiture, oublié dans un avion, ou il est tout simplement introuvable. Le matériel est le moindre des problèmes. Ce qui compte, c’est ce à quoi l’ordinateur peut encore accéder, les données qu’il contient et la rapidité avec laquelle la personne pourra se remettre au travail. Voici une marche à suivre pour le dirigeant ou le responsable administratif, à peu près dans l’ordre où les choses doivent se faire.
Les premières minutes : établir les faits
Interrogez le salarié calmement, tant que les souvenirs sont frais :
- Quand et où l’avait-il pour la dernière fois ? Est-il vraiment perdu, ou peut-être resté chez lui ou au bureau ?
- Était-il éteint, en veille, ou ouvert avec une session active ?
- Quels comptes étaient connectés : messagerie, Microsoft 365 ou Google, banque, logiciel comptable, gestionnaire de mots de passe, VPN ?
- Des mots de passe étaient-ils enregistrés dans le navigateur ou notés dans la sacoche ?
- Quel type de données contenait-il : dossiers clients, informations médicales ou financières, données du personnel ?
- Autre chose a-t-il disparu avec lui : téléphone, clé de sécurité, badge ?
Retrouvez dans votre inventaire la marque, le modèle et le numéro de série. Il vous les faudra pour la plainte et pour l’assureur.
La première heure : couper les accès
- Essayez de le localiser et de le verrouiller. Si le portable est inscrit dans un outil de gestion des appareils, ou si Localiser (Mac) ou Localiser mon appareil (Windows) est activé, consultez sa dernière position et verrouillez-le avec un message indiquant un numéro de téléphone. N’allez pas récupérer vous-même un appareil volé : transmettez la position à la police.
- Changez le mot de passe de l’utilisateur et déconnectez-le partout. Dans Microsoft 365 ou Google Workspace, réinitialisez le mot de passe et révoquez les sessions actives, pour que les connexions ouvertes sur le portable cessent de fonctionner. Faites de même pour tout autre système de l’entreprise auquel il était connecté.
- Retirez l’appareil du compte, ainsi que toute méthode MFA qui y est liée, et révoquez le certificat VPN ou l’accès à distance dont disposait la machine.
- Changez les identifiants partagés stockés sur le portable : clés Wi-Fi, mots de passe administrateur communs, mots de passe de sites professionnels enregistrés dans le navigateur.
- Surveillez le compte. Examinez les connexions récentes et les nouvelles règles de boîte aux lettres dans les jours qui suivent. Une règle de transfert que personne n’a créée signifie que quelqu’un est entré avant votre intervention.
Effacer ou non à distance
L’effacement à distance vide le portable dès sa prochaine connexion à Internet. Il protège les données, mais met généralement fin à toute possibilité de le localiser. Si l’appareil est chiffré et verrouillé, on peut souvent attendre un jour ou deux un signalement de position. S’il n’était pas chiffré ou contenait des données sensibles, effacez-le au plus vite. Dans tous les cas, notez quand et pourquoi vous avez décidé.
Était-il chiffré ?
C’est la question qui pèse le plus ensuite. Si BitLocker (Windows) ou FileVault (Mac) était actif et que le portable était éteint ou verrouillé, les données du disque sont très difficiles à lire sans le mot de passe ou la clé de récupération. Si le disque n’était pas chiffré, quiconque le retire peut le lire. Vérifiez dans la console de gestion ou là où sont conservées les clés de récupération, sans vous contenter de le supposer. Le chiffrement est souvent déterminant pour savoir si la perte devient une violation de données à déclarer.
Déclarer et signaler
- Police : en cas de vol, déposez plainte et conservez le numéro du procès-verbal. Les assureurs le demandent en général.
- Assurance : prévenez rapidement votre assureur et, si vous en avez une, votre cyberassurance. Certains contrats exigent une déclaration rapide et proposent une assistance en cas d’incident.
- Obligations liées aux violations de données : si le portable contenait des données personnelles de clients ou de salariés qui n’étaient peut-être pas protégées, les lois des États américains sur la notification des violations peuvent s’appliquer, et certains secteurs ont leurs propres règles. Les exigences varient selon l’État et la situation : consultez votre avocat ou l’équipe incidents de votre assureur avant de conclure qu’il n’y a rien à faire.
- Clients : si leurs dossiers confidentiels se trouvaient sur l’appareil, vos contrats peuvent vous obliger à les en informer.
Remettre le salarié au travail
Un portable de secours, préparé et inscrit à l’avance, est la solution la plus rapide. Si le travail du salarié se trouve dans OneDrive, SharePoint, Google Drive ou sur un serveur sauvegardé, il peut être retrouvé sur une nouvelle machine en quelques heures. Si des fichiers n’existaient que sur le portable perdu, tout dépend de l’existence d’une sauvegarde de cet appareil. Une lacune à corriger ensuite pour toute l’équipe.
S’il réapparaît
Considérez un portable retrouvé comme non fiable tant qu’il n’a pas été contrôlé : quelqu’un l’a peut-être eu pendant des jours. Copiez ce dont vous avez besoin, puis effacez-le et réinstallez-le avant de le remettre en service. S’il est abîmé, par exemple après une chute, notre équipe de réparation d’ordinateurs portables peut l’examiner.
Rendre la prochaine fois moins pénible
- Chiffrement sur tous les portables, avec les clés de récupération détenues par l’entreprise.
- Gestion des appareils pour localiser, verrouiller et effacer.
- Travail enregistré dans des emplacements sauvegardés, pas seulement sur le bureau.
- Un inventaire avec numéros de série et attributaires.
- Une version d’une page de ces étapes que les responsables savent retrouver.
Notre précédent guide sur la panne du portable d’un salarié traite la version matérielle de ce problème, et notre page prévention des pertes de données explique comment nous aidons les entreprises à protéger leurs informations. Un portable de l’entreprise vient de disparaître ? Appelez le (213) 986-4855.