Un empleado se va: qué hacer en Microsoft 365 y en qué orden
Si la cuenta se cierra tarde, es un riesgo de seguridad; si se borra deprisa, se pierden correos y archivos. Este es el orden que protege ambas cosas.
Cuando alguien deja una pequeña empresa, su cuenta de Microsoft 365 suele ser lo último en lo que se piensa. O se queda abierta durante semanas, o se borra con prisas, y las dos cosas traen problemas. Una cuenta abierta es una puerta de entrada para el antiguo empleado o para quien tenga su contraseña. Una cuenta borrada puede llevarse correos de clientes y archivos. Este es el orden que funciona, pensado para la persona de administración o el dueño que tiene permisos de administrador pero no es especialista en informática.
Antes del último día
- Decida quién se hace cargo. Nombre al compañero que revisará su correo y heredará sus archivos. Hágalo ahora, no cuando la cuenta ya esté bloqueada.
- Haga una lista de sus accesos. Buzones compartidos, canales de Teams, sitios de SharePoint y las aplicaciones en las que entra con su cuenta de Microsoft, como contabilidad, CRM o firma electrónica. Pregúnteselo a la propia persona: nadie lo sabe mejor.
- Pida las contraseñas que guarda de la empresa. Portales de proveedores, redes sociales, el registrador del dominio. Cambie cada una después de su salida y guárdelas en un gestor de contraseñas compartido, no en una hoja de cálculo.
- Prevea la devolución de equipos. Portátil, teléfono, llaves de seguridad. Si el portátil está cifrado con BitLocker, asegúrese de tener la clave de recuperación antes de que se vaya.
El día de la salida
En el centro de administración de Microsoft 365, en este orden y a ser posible justo cuando la persona termine:
- Bloquee el inicio de sesión. En Usuarios, Usuarios activos, seleccione a la persona y bloquee el inicio de sesión. Así se impiden nuevos accesos sin borrar nada.
- Restablezca la contraseña. Es un segundo cerrojo y deja inútil cualquier contraseña antigua apuntada en algún sitio.
- Cierre todas sus sesiones. Bloquear el inicio de sesión no corta al instante las sesiones ya abiertas en un móvil o en un ordenador de casa. Use la opción de cerrar todas las sesiones del usuario para que tengan que volver a entrar, y no puedan.
- Elimine sus métodos de verificación. Borre la aplicación de autenticación y los teléfonos registrados para la verificación en dos pasos, para que nadie pueda usarlos después para recuperar la cuenta.
- Revise reenvíos y reglas. Busque reenvíos de correo a direcciones externas y reglas que muevan o borren mensajes. Se pasan por alto con facilidad y son una vía habitual por la que el correo de la empresa sigue saliendo.
- Quite roles de administrador y grupos que ya no necesita, incluidas listas de distribución que le hacen llegar correo de clientes.
Si la salida es conflictiva, haga los tres primeros pasos antes de la conversación, no después.
Conservar su correo
Los clientes seguirán escribiendo a la dirección antigua durante meses. Lo habitual es convertir el buzón en un buzón compartido y dar acceso al compañero que se hace cargo. Los correos antiguos se quedan, los nuevos siguen llegando y puede poner una respuesta automática que indique a quién dirigirse.
Hágalo antes de quitar la licencia. Si retira la licencia primero, Microsoft trata el buzón como sin licencia y lo elimina tras un periodo de gracia. Un buzón compartido normalmente no necesita licencia propia, pero hay excepciones, por ejemplo si debe mantener un archivo o una retención legal, así que compruebe las reglas actuales de Microsoft para su plan.
Conservar sus archivos
Los archivos del OneDrive de esa persona son de la empresa, pero dependen de su cuenta. Cuando se elimina la cuenta, Microsoft conserva el OneDrive durante un periodo limitado y luego lo borra. El centro de administración permite dar a otro usuario acceso al OneDrive de quien se va. Aprovéchelo para mover lo que la empresa necesita a un sitio de SharePoint o a una carpeta compartida de Teams, donde no dependa de nadie en concreto. No cuente con ese periodo de conservación como única copia.
Es también buen momento para comprobar que su copia de seguridad incluye Microsoft 365, no solo los equipos de la oficina. Microsoft mantiene el servicio en marcha; tener su propia copia de los datos le corresponde a usted.
Licencias, equipos y el borrado final
- Licencias. Con el correo y los archivos resueltos, quite la licencia y asígnela a una nueva incorporación o reduzca el número en su suscripción. Una licencia sin usar se sigue facturando hasta que cambie la cantidad.
- Equipos. Cuando devuelva el portátil y el móvil, compruebe que los datos de la empresa se han retirado de teléfonos personales que tenían Outlook o Teams. Si gestiona los equipos con Microsoft Intune, puede borrar los datos de empresa a distancia. Restablezca el portátil antes de dárselo a otra persona.
- Eliminar el usuario. Espere a que el buzón esté convertido, los archivos movidos y esté seguro de que nada más depende de la cuenta. Un usuario eliminado se puede restaurar durante 30 días, pero no planifique contando con ello.
Una lista escrita, no la memoria
Las empresas que lo hacen bien no son más técnicas que las demás: usan siempre la misma lista escrita y anotan quién hizo cada paso y cuándo. Si quiere ayuda para preparar la suya, o revisar cuentas que deberían haberse cerrado hace tiempo, nuestras páginas de seguridad de contraseñas y cuentas y servicios de TI gestionados explican cómo podemos ayudar. Si además está cambiando de empresa de informática, nuestra lista para el cambio de proveedor de TI cubre las cuentas de administrador.
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