Empleado nuevo: lista de TI para su incorporación
Cómo tener listas las cuentas, los accesos y un portátil seguro antes del primer día, y configurarlo todo para que sea fácil de retirar cuando se vaya.
La primera mañana de un empleado nuevo suele ser así: el portátil sigue en la caja, la cuenta de correo se creó la noche anterior con la contraseña en un pósit y nadie sabe bien qué carpetas compartidas debe ver. Se pierde su primer día, y los atajos para salvarlo, como cuentas compartidas, permisos de administrador "de momento" o una contraseña reutilizada, suelen quedarse durante años. Así puede una pequeña empresa tenerlo todo listo antes del primer día, de forma que además sea fácil deshacerlo cuando la persona se marche.
Una semana antes: reunir los datos
Los problemas del primer día casi siempre empiezan por falta de información. En cuanto se acepta la oferta, el responsable de la contratación debería enviar a quien gestiona la TI una solicitud breve con:
- nombre, puesto, fecha de incorporación y si trabajará en la oficina, a distancia o de forma mixta;
- a quién reporta y a qué puesto se parece más el suyo, que es la forma más rápida de decidir qué accesos necesita;
- las aplicaciones de negocio que usará: contabilidad, CRM, software de diseño, sistemas propios del sector;
- el equipo: portátil o sobremesa, monitores, auriculares, teléfono o extensión, tarjeta de acceso al edificio;
- cualquier programa con licencia de pago, para pedirla a tiempo.
Un formulario sencillo o una plantilla compartida hacen que el proceso sea siempre igual.
Crear las cuentas como es debido
- Siga su convención de nombres para el correo y el usuario, sin excepciones que haya que recordar.
- Asigne la licencia que necesita el puesto, no la más cara por defecto.
- Dé acceso mediante grupos, no con permisos individuales. Al añadir a la persona al grupo "Contabilidad" o "Diseño", recibe las carpetas, canales de Teams y buzones adecuados. Cuando cambie de puesto o se vaya, se cambia la pertenencia al grupo, no decenas de ajustes sueltos.
- Conceda el mínimo acceso que funcione. Rara vez se necesita todo el primer día. Es más fácil añadir permisos cuando se piden que descubrir después quién podía ver la carpeta de nóminas.
- Planifique la configuración de la MFA. En lugar de enviar una contraseña por correo, ponga una temporal, o un código de acceso de un solo uso si su sistema lo permite, y que el empleado registre la MFA en su propio teléfono el primer día, con alguien que le ayude.
- No olvide los demás sistemas: programa de contabilidad, centralita, gestor de contraseñas, impresoras y portales de proveedores.
Preparar el equipo
Sea nuevo o reutilizado, el portátil debe estar listo antes de que llegue la persona.
- Un equipo reutilizado se reinstala desde cero, no basta con crear otro perfil. Los archivos y contraseñas guardadas del usuario anterior no deben acompañarlo.
- Inscríbalo en su sistema de gestión de dispositivos si lo tiene, para que reciba automáticamente la configuración, las actualizaciones y las políticas de seguridad de la empresa, y pueda bloquearse o borrarse si se pierde.
- Active el cifrado de disco (BitLocker en Windows, FileVault en Mac) y guarde la clave de recuperación en un lugar que controle la empresa.
- Instale las actualizaciones antes de entregarlo, para no pasar la primera mañana esperando reinicios.
- Deje al empleado como usuario estándar, no administrador. La instalación de programas debe pasar por quien gestiona la TI.
- Instale el software de seguridad y las aplicaciones de trabajo, y compruebe que la copia de seguridad o la sincronización cubren las carpetas donde guardará su trabajo.
- Regístrelo: número de serie, a quién se asigna y la fecha, en su inventario.
El primer día
- Que el empleado inicie sesión por primera vez con alguien presente, elija su contraseña y registre la MFA.
- Enséñele dónde se guardan los archivos: qué carpetas compartidas o sitios de SharePoint, y qué no debe quedarse solo en el escritorio.
- Dedique diez minutos a lo básico de seguridad: cómo reconocer un correo sospechoso, qué hacer si pulsa algo que no debía y que siempre está bien avisar.
- Explique cómo pedir ayuda de TI: a quién llamar o escribir y qué datos dar.
- Si tiene una política de uso aceptable, que la lea y la firme.
- Compruebe que lo esencial funciona: correo en el portátil y el móvil, impresión, la extensión telefónica y la aplicación principal del negocio.
Al final de la primera semana
Pregunte al responsable y al nuevo empleado qué falta. Retire cualquier acceso temporal concedido para salir del paso. Confirme que el método de MFA es el suyo propio y que el portátil aparece en sus sistemas de gestión y de copias de seguridad.
Guarde un registro para el día en que se vaya
Todo lo que configura ahora es algo que alguien tendrá que retirar después. Una hoja por empleado con cuentas, grupos, licencias, equipos y accesos convierte la baja en una lista de comprobación y no en una búsqueda. Nuestra guía sobre los pasos en Microsoft 365 cuando un empleado se va cubre el otro extremo del proceso.
Nuestro soporte de TI para pequeñas empresas y nuestros servicios de TI gestionados incluyen preparar cuentas y equipos para el personal nuevo. Si alguien empieza pronto y quiere que esté listo desde el primer día, llame al (213) 986-4855.