Arrivée d’un nouveau salarié : la check-list informatique
Comment préparer comptes, accès et un portable sécurisé avant le premier jour, et tout configurer pour que ce soit facile à retirer au moment du départ.
Le premier matin d’une nouvelle recrue ressemble souvent à ceci : l’ordinateur portable est encore dans son carton, le compte e-mail a été créé la veille avec le mot de passe sur un post-it, et personne ne sait vraiment à quels dossiers partagés elle doit avoir accès. Sa première journée est perdue, et les raccourcis pris pour la sauver, comptes partagés, droits d’administrateur « provisoires », mot de passe réutilisé, restent souvent en place des années. Voici comment une petite entreprise peut tout préparer avant le premier jour, d’une façon facile à défaire quand la personne partira.
Une semaine avant : réunir les informations
Les problèmes du premier jour viennent presque toujours d’informations manquantes. Dès que l’offre est acceptée, le responsable du recrutement devrait envoyer à la personne qui gère l’informatique une courte demande indiquant :
- nom, poste, date d’arrivée, et travail au bureau, à distance ou en hybride ;
- le responsable direct et le poste le plus proche du sien, le moyen le plus rapide de définir les accès nécessaires ;
- les applications métier utilisées : comptabilité, CRM, logiciels de création, outils propres au secteur ;
- le matériel : portable ou poste fixe, écrans, casque, téléphone ou poste interne, badge d’accès ;
- tout logiciel sous licence payante, pour le commander à temps.
Un formulaire simple ou un modèle partagé rend la démarche identique à chaque fois.
Créer les comptes correctement
- Respectez votre règle de nommage pour l’adresse e-mail et l’identifiant, sans exception à retenir.
- Attribuez la licence dont le poste a besoin, pas la plus chère par défaut.
- Donnez les accès par groupes, pas par autorisations individuelles. En ajoutant la personne au groupe « Comptabilité » ou « Studio », elle obtient les bons dossiers, canaux Teams et boîtes partagées. Si elle change de poste ou s’en va, on modifie son appartenance au groupe, pas des dizaines de réglages isolés.
- Accordez le minimum d’accès qui suffit. On a rarement besoin de tout le premier jour. Il est plus simple d’ajouter un accès à la demande que de découvrir plus tard qui voyait le dossier de paie.
- Préparez la mise en place de la MFA. Plutôt que d’envoyer un mot de passe par e-mail, définissez-en un temporaire, ou un code de connexion à usage unique si votre système le permet, et faites enregistrer la MFA sur le téléphone de la personne le premier jour, avec quelqu’un à ses côtés.
- Pensez aux autres systèmes : logiciel de comptabilité, téléphonie, gestionnaire de mots de passe, imprimantes et portails fournisseurs.
Préparer l’ordinateur
Neuf ou réattribué, l’ordinateur doit être prêt avant l’arrivée de la personne.
- Un poste réattribué est réinstallé à neuf, pas simplement doté d’un nouveau profil. Les fichiers et mots de passe enregistrés de l’utilisateur précédent ne doivent pas suivre.
- Inscrivez-le dans votre outil de gestion des appareils si vous en avez un, pour qu’il reçoive automatiquement les réglages, mises à jour et règles de sécurité de l’entreprise, et puisse être verrouillé ou effacé en cas de perte.
- Activez le chiffrement du disque (BitLocker sous Windows, FileVault sur Mac) et conservez la clé de récupération dans un endroit contrôlé par l’entreprise.
- Installez les mises à jour avant la remise, pour ne pas passer la première matinée à attendre des redémarrages.
- Faites de la personne un utilisateur standard, pas un administrateur. L’installation de logiciels passe par la personne qui gère l’informatique.
- Installez la protection et les applications métier, et vérifiez que la sauvegarde ou la synchronisation couvre les dossiers où elle enregistrera son travail.
- Consignez-le : numéro de série, attributaire et date, dans votre inventaire.
Le premier jour
- La personne se connecte pour la première fois en présence de quelqu’un, choisit son mot de passe et enregistre la MFA.
- Montrez-lui où ranger les fichiers : quels dossiers partagés ou sites SharePoint, et ce qui ne doit pas rester seulement sur le bureau.
- Consacrez dix minutes aux bases de la sécurité : reconnaître un e-mail suspect, que faire après un clic malheureux, et le fait qu’on peut toujours le signaler.
- Expliquez comment obtenir de l’aide informatique : qui appeler ou à qui écrire, et quelles informations donner.
- Faites lire et signer votre charte informatique si vous en avez une.
- Vérifiez que l’essentiel fonctionne : e-mail sur l’ordinateur et le téléphone, impression, poste téléphonique, application métier principale.
À la fin de la première semaine
Demandez au responsable et à la recrue ce qui manque. Retirez les accès temporaires accordés pour dépanner. Vérifiez que la méthode MFA est bien la sienne et que l’ordinateur remonte dans vos outils de gestion et de sauvegarde.
Gardez une trace pour le jour du départ
Tout ce que vous configurez maintenant devra être retiré un jour. Une fiche par salarié listant comptes, groupes, licences, appareils et accès transforme le départ en simple liste de contrôle plutôt qu’en chasse au trésor. Notre guide sur les étapes Microsoft 365 au départ d’un salarié couvre l’autre bout du processus.
Notre assistance informatique pour petites entreprises et nos services informatiques gérés comprennent la préparation des comptes et des postes des nouveaux arrivants. Une arrivée se prépare et vous voulez que tout soit prêt dès le premier jour ? Appelez le (213) 986-4855.