Copias de seguridad de las laptops del personal, no solo del servidor
El trabajo importante suele estar en el escritorio y en Descargas, no en la unidad compartida. Cómo encontrar los huecos, en qué ayuda OneDrive y qué debe tener la copia.
Muchas pequeñas empresas hacen copia del servidor, del NAS o de la unidad compartida y dan por hecho que con eso está todo cubierto. Hasta que una laptop se estropea y resulta que la propuesta en la que alguien trabajó una semana estaba en el escritorio, los contratos firmados en Descargas y la carpeta del proyecto nunca llegó a la unidad compartida. La gente guarda el trabajo donde le resulta cómodo. Un plan de copias tiene que cubrir los lugares donde realmente están los archivos, no donde la norma dice que deberían estar.
Dónde acaban realmente los archivos
Antes de elegir una herramienta, dé una vuelta por la oficina (o pregunte al personal que trabaja a distancia) y mire. En la mayoría de las laptops encontrará trabajo importante en unos pocos sitios previsibles:
- El Escritorio, usado como bandeja de pendientes.
- Descargas, donde llegan los adjuntos del correo y los archivos de clientes, y donde muchas veces se quedan.
- Documentos, o carpetas creadas por el usuario directamente en la unidad C:.
- Datos de aplicaciones: archivos de correo (como antiguos PST de Outlook), proyectos de software de contabilidad o de diseño, marcadores y configuración del navegador.
- Memorias USB y cuentas personales en la nube, que son otro problema, pero conviene anotarlo.
¿Basta con OneDrive?
Si usa Microsoft 365, la función de OneDrive para mover carpetas conocidas (Known Folder Move) puede redirigir el Escritorio, Documentos e Imágenes de cada usuario a OneDrive para que se sincronicen con la nube automáticamente. Es un primer paso sensato y corrige el hueco más habitual. Pero conviene entender bien lo que hace y lo que no.
- Solo cubre esas carpetas. Descargas, las carpetas creadas en otras partes del disco y los datos de aplicaciones quedan fuera, salvo que los traslade.
- Sincronizar no es hacer copia de seguridad. Si en la laptop se borra, se sobrescribe o un ransomware cifra un archivo, ese cambio también se sincroniza con la nube. OneDrive tiene papelera de reciclaje, historial de versiones y una función que devuelve todo el OneDrive a un momento anterior dentro de los últimos 30 días, lo que ayuda mucho, pero todo ello tiene límites en cuanto a lo atrás que se puede ir.
- Depende del propio Microsoft 365. Si se elimina la cuenta de alguien que se va, o un atacante entra en el tenant, la copia de OneDrive también se ve afectada.
Para muchas oficinas pequeñas, la combinación adecuada es OneDrive con las carpetas conocidas redirigidas más una copia independiente de Microsoft 365. En otras, sobre todo donde se guardan localmente archivos grandes o especializados, conviene añadir una copia específica para las laptops.
Qué debe hacer una copia de laptops
- Funcionar sola, en segundo plano, sin depender de que alguien se acuerde de conectar un disco.
- Funcionar desde cualquier lugar. Quien trabaja desde casa o viaja debe tener copia por internet, no solo cuando está en la oficina.
- Guardar versiones durante el tiempo suficiente para recuperar un archivo borrado o dañado hace semanas. Nuestra guía sobre cuánto tiempo conservar las copias explica cómo elegirlo.
- Estar separada de la laptop y de su usuario. El usuario no debe poder borrar las copias, y un ransomware en la laptop no debe poder alcanzarlas.
- Estar cifrada, en tránsito y en almacenamiento, porque los datos de una laptop suelen incluir información de clientes y datos personales.
- Avisar de los fallos a alguien que vaya a actuar. Una laptop que lleva un mes sin copia debe generar una alerta.
Un plan sencillo para un equipo pequeño
- Decida qué carpetas de cada laptop hay que proteger y déjelo por escrito.
- Active en OneDrive la redirección de Escritorio, Documentos e Imágenes, si usa Microsoft 365.
- Pida que nadie guarde archivos de trabajo en Descargas, e inclúyala igualmente en la copia, porque lo seguirán haciendo.
- Añada una copia del propio Microsoft 365, una copia de laptops o ambas, según cómo trabaje su equipo.
- Asegúrese de que el disco de cada laptop está cifrado con BitLocker o FileVault y de que las claves de recuperación se guardan en un lugar seguro, para que la pérdida de una laptop no sea además una filtración de datos.
- Pruébelo. Cada trimestre elija una laptop y restaure algunos archivos de hace un mes. Si no funciona, es mejor saberlo ahora que después de una avería.
Si una laptop falla antes de tiempo
Si deja de funcionar una laptop con datos sin copia, apáguela y no siga intentando encenderla ni ejecutar herramientas de reparación. Un disco que está fallando puede empeorar con cada intento. Un servicio de recuperación de datos a menudo puede rescatar los archivos, pero cuanto antes se trate correctamente, más posibilidades hay. Consulte nuestra página sobre situaciones habituales de pérdida de datos en laptops.
Cómo podemos ayudarle
Nuestro servicio de copias de seguridad administradas protege laptops, servidores y Microsoft 365, con supervisión y pruebas de restauración periódicas. Llame al (213) 986-4855 para hablar de lo que necesita su equipo.