Sauvegarder les portables des salariés, pas seulement le serveur
Le travail important dort souvent sur le Bureau et dans Téléchargements, pas sur le partage. Repérer les manques, ce qu’apporte OneDrive, ce qu’il faut à une sauvegarde.
Beaucoup de petites entreprises sauvegardent le serveur, le NAS ou le dossier partagé, et considèrent que tout est couvert. Jusqu’au jour où un portable tombe en panne : la proposition sur laquelle quelqu’un a passé une semaine était sur le bureau Windows, les contrats signés dans Téléchargements, et le dossier du projet n’a jamais rejoint le partage. Chacun enregistre son travail là où c’est pratique. Un plan de sauvegarde doit couvrir l’endroit où se trouvent réellement les fichiers, pas celui où la règle voudrait qu’ils soient.
Où finissent vraiment les fichiers
Avant de choisir un outil, faites le tour des postes (ou interrogez les salariés à distance) et regardez. Sur la plupart des portables, le travail important se trouve à quelques endroits prévisibles :
- Le Bureau, utilisé comme pile de choses à faire.
- Téléchargements, où arrivent les pièces jointes et les fichiers des clients, et où ils restent souvent.
- Documents, ou des dossiers créés directement à la racine du disque C:.
- Les données d’applications : archives de messagerie (comme d’anciens fichiers PST d’Outlook), projets de logiciels de comptabilité ou de création, favoris et réglages du navigateur.
- Les clés USB et les comptes cloud personnels, un autre sujet, mais à noter.
OneDrive suffit-il ?
Avec Microsoft 365, la fonction de déplacement des dossiers connus de OneDrive (Known Folder Move) peut rediriger le Bureau, les Documents et les Images de chaque utilisateur vers OneDrive, qui les synchronise automatiquement dans le cloud. C’est une bonne première étape, qui comble la lacune la plus fréquente. Encore faut-il bien comprendre ce qu’elle fait et ce qu’elle ne fait pas.
- Elle ne couvre que ces dossiers. Téléchargements, les dossiers créés ailleurs sur le disque et les données d’applications restent en dehors, sauf si vous les déplacez.
- Synchroniser n’est pas sauvegarder. Si un fichier est supprimé, écrasé ou chiffré par un rançongiciel sur le portable, la modification part aussi dans le cloud. OneDrive dispose d’une corbeille, d’un historique des versions et d’une fonction qui ramène tout le OneDrive à un état antérieur dans les 30 derniers jours, ce qui aide beaucoup, mais tout cela reste limité dans le temps.
- Elle dépend de Microsoft 365 lui-même. Si le compte d’un salarié qui part est supprimé, ou si un attaquant entre dans le tenant, la copie OneDrive est touchée elle aussi.
Pour beaucoup de petits bureaux, la bonne combinaison est OneDrive avec les dossiers connus redirigés, plus une sauvegarde indépendante de Microsoft 365. Pour d’autres, surtout quand on garde en local des fichiers volumineux ou spécialisés, il vaut la peine d’ajouter une sauvegarde dédiée aux portables.
Ce que doit faire une sauvegarde de portables
- Tourner toute seule, en arrière-plan, sans que personne n’ait à penser à brancher un disque.
- Fonctionner partout. Les salariés en télétravail ou en déplacement doivent être sauvegardés par internet, pas seulement au bureau.
- Garder des versions assez longtemps pour retrouver un fichier supprimé ou abîmé il y a plusieurs semaines. Notre guide sur la durée de conservation des sauvegardes aide à choisir.
- Être séparée du portable et de son utilisateur. L’utilisateur ne doit pas pouvoir effacer les sauvegardes, et un rançongiciel présent sur le portable ne doit pas pouvoir les atteindre.
- Être chiffrée, pendant le transfert et le stockage, car un portable contient souvent des données de clients et des données personnelles.
- Signaler les échecs à quelqu’un qui agira. Un portable non sauvegardé depuis un mois doit déclencher une alerte.
Un plan simple pour une petite équipe
- Définissez par écrit les dossiers à protéger sur chaque portable.
- Activez dans OneDrive la redirection du Bureau, des Documents et des Images, si vous utilisez Microsoft 365.
- Demandez à chacun de ne plus garder ses fichiers de travail dans Téléchargements, et incluez quand même ce dossier dans la sauvegarde : l’habitude restera.
- Ajoutez une sauvegarde de Microsoft 365, une sauvegarde des portables, ou les deux, selon la façon dont votre équipe travaille.
- Vérifiez que le disque de chaque portable est chiffré avec BitLocker ou FileVault et que les clés de récupération sont conservées en lieu sûr, pour qu’un portable perdu ne devienne pas aussi une fuite de données.
- Testez. Chaque trimestre, choisissez un portable et restaurez quelques fichiers datant d’un mois. Si ça ne marche pas, mieux vaut le découvrir maintenant qu’après une panne.
Si un portable lâche avant que tout soit prêt
Si un portable contenant des données non sauvegardées cesse de fonctionner, éteignez-le et n’insistez pas pour le rallumer ni pour lancer des outils de réparation. Un disque défaillant peut se dégrader à chaque tentative. Un service de récupération de données peut souvent encore récupérer les fichiers, mais plus la prise en charge est rapide et correcte, meilleures sont les chances. Voyez notre page sur les cas courants de perte de données sur portable.
Notre aide
Notre service de sauvegarde gérée protège les portables, les serveurs et Microsoft 365, avec supervision et tests de restauration réguliers. Appelez le (213) 986-4855 pour parler des besoins de votre équipe.