¿Cuánto tiempo debe guardar su empresa las copias de seguridad?
La copia de anoche no basta si el daño se descubre semanas después. Un calendario de retención práctico, las obligaciones legales y cómo proteger las copias.
Casi todas las pequeñas empresas saben decir si tienen copia de seguridad. Muchas menos pueden responder a la pregunta siguiente: ¿hasta qué fecha puede volver atrás? Si un archivo se dañó hace tres semanas y nadie se dio cuenta, ¿la copia todavía guarda una versión buena, o ya la sustituyó en silencio por la dañada? Eso lo decide la retención de las copias, un ajuste que muchas veces se queda como venía de fábrica.
Por qué no basta con la copia de anoche
Una copia que solo guarda la versión más reciente le protege de un único tipo de problema: algo que falla hoy y se detecta hoy. Muchos problemas reales no son así.
- Se descubren tarde. Alguien borra en marzo una carpeta de un cliente y nadie la busca hasta que el cliente la pide en junio. Una copia que conserva 30 días ya no la tiene.
- Ransomware. Los atacantes suelen pasar un tiempo dentro de la red antes de cifrar nada, y algunos van directamente a por las copias. Si todas las copias guardadas se hicieron cuando ya estaban dentro, restaurar puede devolverle el problema.
- Daños silenciosos. Una hoja de cálculo o un archivo de contabilidad puede dañarse y seguir abriéndose. Cada noche, la copia guarda fielmente la versión dañada.
- Cierres de año y auditorías. Que le pidan un archivo tal como estaba en una fecha concreta de hace meses es habitual en contabilidad, contratos y proyectos.
Un calendario de retención práctico
Un esquema habitual y sensato guarda muchas copias recientes y menos copias antiguas. Por ejemplo:
- copias diarias durante dos a cuatro semanas;
- copias semanales durante dos o tres meses;
- copias mensuales durante al menos un año;
- copias anuales durante el tiempo que exijan sus registros.
A veces se le llama esquema abuelo-padre-hijo. La mayoría del software de copias para empresas lo permite con unos pocos ajustes y, como las herramientas actuales solo guardan los cambios entre una copia y otra, conservar un año de versiones mensuales suele ocupar mucho menos espacio de lo que se piensa. Las cifras exactas importan menos que tener una respuesta elegida a propósito y por escrito.
Cuánto tiempo guardar documentos es otra cuestión
Algunos registros, como los fiscales, de nómina, de salud o de clientes, tienen plazos de conservación legales o contractuales que cambian según el sector y el estado o país. Esas reglas se refieren a los documentos, no a las copias, y quien debe confirmarlas es su contador o su abogado. Lo que debe hacer su sistema informático es garantizar que la retención de copias y archivos sea al menos igual de larga que esas obligaciones, y que las copias viejas se borren de forma segura cuando ya no hagan falta. Guardarlo todo para siempre tampoco sale gratis: puede significar conservar datos personales más tiempo del debido.
No olvide Microsoft 365 y otras aplicaciones en la nube
El correo, OneDrive, SharePoint y Teams tienen papelera e historial de versiones, pero están pensados para deshacer errores recientes, no como copia a largo plazo. Los elementos borrados acaban eliminándose del todo y, si se borra la cuenta de alguien que se va, sus datos desaparecen tras un periodo de gracia. Si esos archivos son importantes, vale la pena una copia aparte de Microsoft 365 con su propia retención, planificada igual que la de servidores y computadoras.
Proteja las copias antiguas
Una retención larga solo sirve si esas copias sobreviven a un ataque. Busque:
- copias inmutables o bloqueadas, que no se pueden borrar ni modificar antes de que termine su plazo, ni siquiera con una cuenta de administrador;
- una copia fuera de la oficina o en la nube, separada de la red local;
- credenciales propias para el sistema de copias, para que una contraseña robada del día a día no lo abra.
Compruébelo de vez en cuando
Una política de retención en papel no es lo mismo que copias que se pueden restaurar. Cada pocos meses, elija un archivo e intente recuperar la versión de hace, por ejemplo, tres meses. Nuestra guía para hacer una prueba de restauración explica cómo hacerlo sin interrumpir el trabajo.
¿Quiere una segunda opinión?
Si no sabe hasta dónde llegan sus copias, nuestro servicio de copias de seguridad gestionadas puede revisar su configuración, fijar un calendario de retención adaptado a su forma de trabajar y vigilarlo. Encaja de forma natural en la planificación de recuperación ante desastres y, si lo peor ya ocurrió, también nos ocupamos de la recuperación tras ransomware. Llame al (213) 986-4855.