Combien de temps votre entreprise doit-elle garder ses sauvegardes ?
La sauvegarde d’hier soir ne suffit pas si le problème est découvert des semaines plus tard. Un calendrier de conservation et comment protéger les copies.
La plupart des PME savent dire si elles ont une sauvegarde. Beaucoup moins savent répondre à la question suivante : jusqu’à quand pouvez-vous remonter ? Si un fichier a été abîmé il y a trois semaines sans que personne ne le remarque, la sauvegarde contient-elle encore une bonne copie, ou l’a-t-elle discrètement remplacée par la version abîmée ? C’est la durée de conservation des sauvegardes qui en décide, un réglage souvent laissé tel que le logiciel l’a livré.
Pourquoi la sauvegarde d’hier soir ne suffit pas
Une sauvegarde qui ne garde que la copie la plus récente protège contre un seul type d’incident : un problème survenu aujourd’hui et remarqué aujourd’hui. Beaucoup de problèmes réels ne se passent pas ainsi.
- La découverte tardive. Quelqu’un supprime en mars un dossier client ; personne ne le cherche avant que le client le demande en juin. Une sauvegarde conservée 30 jours ne l’a plus.
- Le rançongiciel. Les attaquants restent souvent un moment dans le réseau avant de chiffrer quoi que ce soit, et certains visent délibérément les sauvegardes. Si toutes les copies conservées datent d’après leur arrivée, restaurer peut ramener le problème.
- La corruption silencieuse. Un tableur ou un fichier comptable peut être endommagé tout en s’ouvrant encore. Chaque nuit, la sauvegarde enregistre fidèlement la version abîmée.
- Les clôtures et audits. Devoir produire un fichier tel qu’il était à une date précise, des mois plus tôt, est courant pour la comptabilité, les contrats et les projets.
Un calendrier de conservation pratique
Un schéma courant et raisonnable garde beaucoup de copies récentes et moins de copies anciennes. Par exemple :
- des sauvegardes quotidiennes gardées deux à quatre semaines ;
- des sauvegardes hebdomadaires gardées deux à trois mois ;
- des sauvegardes mensuelles gardées au moins un an ;
- des copies annuelles gardées aussi longtemps que vos documents l’exigent.
On parle parfois de rotation grand-père, père, fils. La plupart des logiciels de sauvegarde professionnels le permettent en quelques réglages et, comme les outils actuels n’enregistrent que les différences entre deux copies, garder un an de versions mensuelles prend généralement bien moins de place qu’on ne l’imagine. Les chiffres exacts comptent moins que d’avoir une réponse choisie volontairement et mise par écrit.
La durée de conservation des documents est une autre question
Certains documents (fiscaux, paie, santé, dossiers clients) ont des durées de conservation légales ou contractuelles qui varient selon le secteur et l’État ou le pays. Ces règles portent sur les documents eux-mêmes, pas sur les sauvegardes, et c’est votre expert-comptable ou votre avocat qui doit les confirmer. Votre informatique doit simplement garantir que la conservation des sauvegardes et archives est au moins aussi longue que ces obligations, et que les anciennes sauvegardes sont effacées de façon sûre quand elles ne servent plus. Tout garder indéfiniment a aussi un coût : cela peut revenir à conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire.
N’oubliez pas Microsoft 365 et les autres applications cloud
La messagerie, OneDrive, SharePoint et Teams disposent d’une corbeille et d’un historique des versions, mais ils servent à réparer des erreurs récentes, pas de sauvegarde à long terme. Les éléments supprimés finissent par être purgés et, si le compte d’un salarié qui part est supprimé, ses données disparaissent après un délai de grâce. Si ces fichiers comptent, une sauvegarde distincte de Microsoft 365, avec sa propre durée de conservation, mérite d’être envisagée, pensée comme celle des serveurs et des postes.
Protégez les copies anciennes
Une longue conservation ne sert que si ces copies survivent à une attaque. Recherchez :
- des sauvegardes immuables ou verrouillées, impossibles à supprimer ou modifier avant la fin de leur durée, même avec un compte administrateur ;
- une copie hors site ou dans le cloud, séparée du réseau du bureau ;
- des identifiants distincts pour le système de sauvegarde, afin qu’un mot de passe courant volé ne l’ouvre pas.
Vérifiez de temps en temps
Une politique de conservation sur papier n’équivaut pas à des copies réellement restaurables. Tous les quelques mois, choisissez un fichier et essayez de récupérer sa version d’il y a trois mois, par exemple. Notre guide pour organiser un test de restauration explique comment le faire sans gêner le travail.
Besoin d’un deuxième avis ?
Si vous ne savez pas jusqu’où remontent vos sauvegardes, notre service de sauvegarde gérée peut examiner votre configuration, fixer un calendrier de conservation adapté à votre activité et le surveiller. Cela s’intègre naturellement à un plan de reprise après sinistre et, si le pire est déjà arrivé, nous assurons aussi la reprise après rançongiciel. Appelez le (213) 986-4855.