Cambiar de proveedor de TI: lista para un buen traspaso
El mayor riesgo al cambiar de empresa de TI es lo que la anterior sigue controlando. Así puede recuperar sus cuentas, licencias y copias con seguridad.
Casi todas las empresas que cambian de proveedor de TI se preocupan por la compañía nueva. El mayor riesgo suele estar en la anterior. Con los años, su proveedor puede haber registrado su dominio, creado las cuentas de administrador, comprado sus licencias y configurado sus copias de seguridad, de modo que las llaves de todo eso quizá estén en sus sistemas y no en los suyos. Un buen traspaso recupera esas llaves antes de avisar a nadie. Esta lista sigue el orden que recomendamos, tanto si la separación es amistosa como si no.
Antes de decir nada: haga un mapa de lo que necesita
Empiece con discreción, con una lista de todo aquello sin lo cual la empresa no funciona, y anote quién lo controla hoy. No suponga: entre y compruébelo o, si no puede, pida una "revisión de la documentación" de rutina.
- Dominio y DNS. ¿Quién figura como titular, qué correo recibe los avisos de renovación y quién puede cambiar los registros? Si lo pierde, puede quedarse sin correo y sin web a la vez.
- Microsoft 365 o Google Workspace. ¿Quién tiene la cuenta de administrador global? ¿Es una persona concreta de su empresa?
- Firewall, Wi-Fi y switches. ¿Tiene los accesos de administrador y una copia guardada de la configuración?
- Copias de seguridad. ¿Dónde están los datos, a nombre de quién y qué pasa con ellos al terminar el contrato?
- Programas de gestión. Los sistemas de contabilidad y similares suelen tener un portal del fabricante donde su empresa de TI consta como contacto.
- Acceso remoto y seguridad. ¿Qué hay instalado en sus equipos y quién lo paga?
Consiga primero su propio acceso de administrador
Este es el paso más importante. Antes de comunicar nada, asegúrese de que alguien de su empresa tenga una cuenta de administrador que funcione en esos sistemas, con MFA propio vinculado a un dispositivo que controle su negocio. En Microsoft 365, conserve además una cuenta de emergencia con una contraseña larga guardada fuera de línea. Pruebe cada acceso. Nuestra guía de contraseñas y seguridad de cuentas explica cómo guardar bien las credenciales compartidas.
Lea el contrato antes de avisar
Busque el plazo de preaviso, la fecha de renovación automática y lo que dice sobre la entrega de documentación y contraseñas. Compruebe de quién es realmente el hardware o las licencias que ha pagado cada mes. Los firewalls y equipos de copia a veces forman parte del servicio y hay que devolverlos. Si algo no está claro, consulte a un abogado en lugar de darlo por hecho.
Planifique un solapamiento, no un corte brusco
Procure mantener a los dos proveedores durante un tiempo, con el nuevo empezando antes de que termine el anterior. Estos puntos requieren más cuidado:
- Licencias. Las suscripciones de Microsoft 365 compradas a un socio hay que trasladarlas o sustituirlas, no olvidarlas. Fije una fecha para que ningún buzón sufra por una suscripción vencida.
- Copias de seguridad. Inicie la copia nueva y confirme que funciona antes de cerrar la anterior; después decida cuánto historial debe conservar. Un simulacro de restauración es la única prueba real.
- Herramientas de seguridad. El antivirus y la supervisión del proveedor anterior suelen dejar de funcionar con el contrato. Sustitúyalos equipo por equipo, para que ninguno quede sin protección ni haya dos productos en conflicto.
- Cobertura de soporte. Diga al personal exactamente a quién llamar y desde qué fecha.
Después del cambio: cierre todas las puertas
Tener buena relación no es motivo para saltarse esto. Es simplemente la forma correcta de terminar un acceso.
- Elimine las cuentas de usuario del proveedor anterior y su acceso delegado de socio. En Microsoft 365, revise las relaciones con socios en el centro de administración.
- Cambie las contraseñas de administrador de firewalls, servidores, Wi-Fi y portales de fabricantes, y cualquier contraseña compartida que su personal conociera.
- Desinstale su software de acceso remoto de todos los equipos y revise las cuentas de VPN.
- Actualice sus datos de contacto con el registrador del dominio, el proveedor de internet y los fabricantes de software, para que las renovaciones le lleguen a usted.
Si el proveedor anterior no colabora
La mayoría de los traspasos son profesionales, pero algunos proveedores dejan de responder y otros simplemente cierran. Normalmente puede recuperar el control, porque es capaz de demostrar que la empresa es dueña de su dominio y sus cuentas. Los registradores y Microsoft tienen procesos para ello, aunque requieren tiempo y papeleo, así que empiece pronto y tenga a mano contratos y facturas. No permita que nadie borre un servidor ni cancele un servicio hasta confirmar dónde están sus datos.
¿Necesita ayuda con el cambio?
Podemos repasar la lista con usted, encargarnos del soporte de TI para pequeñas empresas del día a día, o poner en marcha servicios de TI gestionados. Llame al (213) 986-4855 y lo hablamos.