Changer de prestataire informatique : la check-list
Le plus grand risque d’un changement de prestataire, c’est ce que l’ancien contrôle encore. Voici comment récupérer comptes, licences et sauvegardes sans danger.
Quand une entreprise change de prestataire informatique, elle s’inquiète surtout du nouveau. Le vrai risque se trouve souvent chez l’ancien. Au fil des ans, votre prestataire a pu enregistrer votre domaine, créer les comptes administrateur, acheter vos licences et installer vos sauvegardes, si bien que les clés de tout cela sont peut-être chez lui et non chez vous. Une bonne passation récupère ces clés avant d’annoncer quoi que ce soit. Voici l’ordre que nous conseillons, que la séparation soit amicale ou non.
Avant d’en parler : cartographiez ce dont vous dépendez
Commencez discrètement par lister tout ce sans quoi l’entreprise s’arrête, et notez qui le contrôle aujourd’hui. Ne supposez rien : connectez-vous pour vérifier ou, si c’est impossible, demandez une simple « revue de la documentation ».
- Domaine et DNS. Qui est le titulaire, quelle adresse reçoit les avis de renouvellement et qui peut modifier les enregistrements ? En les perdant, vous pouvez perdre messagerie et site web d’un coup.
- Microsoft 365 ou Google Workspace. Qui détient le compte d’administrateur général, et est-ce une personne nommée de votre entreprise ?
- Pare-feu, Wi-Fi et commutateurs. Avez-vous les accès administrateur et une copie enregistrée de la configuration ?
- Sauvegardes. Où sont les données, sous quel compte, et que deviennent-elles à la fin du contrat ?
- Logiciels métier. Les outils de comptabilité et similaires ont souvent un portail éditeur où votre prestataire figure comme contact.
- Accès à distance et sécurité. Qu’est-ce qui est installé sur vos postes, et qui le paie ?
Obtenez d’abord votre propre accès administrateur
C’est l’étape la plus importante. Avant toute annonce, assurez-vous qu’une personne de votre entreprise possède un compte administrateur fonctionnel sur ces systèmes, avec son propre MFA lié à un appareil que vous contrôlez. Pour Microsoft 365, gardez en plus un compte de secours dont le long mot de passe est conservé hors ligne. Testez chaque connexion. Notre guide sur les mots de passe et la sécurité des comptes explique comment stocker correctement les identifiants partagés.
Lisez le contrat avant de donner votre préavis
Repérez la durée du préavis, la date de reconduction automatique et ce qui est prévu pour la remise de la documentation et des mots de passe. Vérifiez à qui appartiennent vraiment le matériel et les licences que vous payez chaque mois. Pare-feu et boîtiers de sauvegarde sont parfois fournis avec le service et doivent être restitués. En cas de doute, consultez un avocat plutôt que de présumer.
Prévoyez un chevauchement, pas une coupure nette
Essayez de garder les deux prestataires pendant un temps, le nouveau démarrant avant que l’ancien ne s’arrête. Ces points demandent le plus de soin :
- Licences. Les abonnements Microsoft 365 achetés auprès d’un partenaire doivent être transférés ou remplacés, pas oubliés. Fixez une date pour qu’aucune boîte ne souffre d’un abonnement expiré.
- Sauvegardes. Lancez la nouvelle sauvegarde et confirmez qu’elle fonctionne avant d’arrêter l’ancienne, puis décidez quelle durée d’historique conserver. Un exercice de restauration est la seule vraie preuve.
- Outils de sécurité. L’antivirus et la supervision de l’ancien prestataire s’arrêtent en général avec le contrat. Remplacez-les poste par poste, pour qu’aucun ne reste sans protection et que deux produits n’entrent pas en conflit.
- Continuité du support. Dites clairement à vos équipes qui appeler, et à partir de quelle date.
Après le changement : fermez toutes les portes
De bonnes relations ne dispensent pas de cette étape. C’est simplement la façon normale de mettre fin à un accès.
- Supprimez les comptes de l’ancien prestataire et ses accès délégués de partenaire. Dans Microsoft 365, vérifiez les relations partenaires dans le centre d’administration.
- Changez les mots de passe administrateur des pare-feu, serveurs, Wi-Fi et portails éditeurs, ainsi que tout mot de passe partagé connu de ses techniciens.
- Désinstallez son logiciel d’accès à distance de chaque poste et contrôlez les comptes VPN.
- Mettez à jour vos coordonnées auprès du registraire, du fournisseur d’accès et des éditeurs, pour que les renouvellements vous parviennent.
Si l’ancien prestataire ne coopère pas
La plupart des passations se passent bien, mais certains prestataires cessent de répondre et d’autres ferment tout simplement. Vous pouvez en général reprendre la main, car vous êtes en mesure de prouver que l’entreprise possède son domaine et ses comptes. Les registraires et Microsoft ont des procédures pour cela, mais elles demandent du temps et des justificatifs : commencez tôt et gardez contrats et factures à portée de main. Ne laissez personne effacer un serveur ou résilier un service avant d’avoir confirmé où se trouvent vos données.
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