Cómo elegir e implantar un gestor de contraseñas para empresas
Las contraseñas compartidas en una hoja de cálculo son un riesgo. Qué aporta un gestor para empresas, cómo elegirlo y cómo implantarlo paso a paso.
Toda pequeña empresa tiene contraseñas compartidas: el portal del proveedor, el segundo acceso del banco, el hosting de la web, el registro del dominio, las redes sociales, el Wi-Fi. En muchas oficinas están en una hoja de cálculo, en una libreta en un cajón, en un hilo de correo o en la cabeza de una sola persona. Un gestor de contraseñas para empresas sustituye todo eso por algo más seguro y, bien implantado, más cómodo para todos. Así puede elegir uno y ponerlo en marcha sin trastornar al equipo.
Por qué fallan los métodos habituales
- Las hojas de cálculo y documentos se copian, se envían por correo y se sincronizan en equipos personales. Quien tuvo acceso alguna vez puede seguir teniendo una copia, y un atacante que entra en un buzón suele encontrarla en minutos.
- Las contraseñas guardadas en el navegador de cada persona dependen de esa persona y de esa computadora. Si se va o la laptop se avería, la empresa puede perder el acceso, y no tiene ninguna visibilidad de lo que hay guardado.
- Reutilizar contraseñas es el mayor riesgo: una filtración de una web que no tiene nada que ver puede abrir su correo, su banco o su contabilidad.
- Una sola persona que lo sabe todo es un punto único de fallo, para la seguridad y para la continuidad del negocio.
Qué aporta un gestor de contraseñas para empresas
Los gestores personales están bien, pero las versiones para empresas añaden lo que una compañía necesita:
- Bóvedas o carpetas compartidas, para que contabilidad vea los accesos del banco y los proveedores, la persona de marketing vea las redes sociales y nadie vea lo que no necesita.
- Propiedad de la empresa. Las bóvedas pertenecen al negocio, no a la persona. Cuando alguien se va, se retira su acceso y las contraseñas se quedan con usted.
- Recuperación por un administrador, para que olvidar la contraseña maestra no deje a un empleado bloqueado para siempre.
- Informes de contraseñas débiles, repetidas o filtradas, para corregir primero las peores.
- Inicio de sesión con sus cuentas actuales en algunos productos, por ejemplo Microsoft 365, lo que simplifica dar de alta y de baja a las personas.
Cómo elegir
Hay varios productos conocidos pensados para equipos pequeños. Más que elegir por la marca, compruebe que el elegido tenga planes para empresas o equipos con bóvedas compartidas, autenticación multifactor para la propia bóveda, aplicaciones para todos los dispositivos que usa su personal (teléfonos incluidos), un proceso de recuperación de cuentas claro y una forma sencilla de exportar sus datos si algún día cambia. Pregunte cómo gestiona el proveedor los incidentes de seguridad y lea lo que explica públicamente sobre el cifrado de las bóvedas.
La implantación, paso a paso
- Empiece por los dueños y las cuentas compartidas. Cree la cuenta de la empresa, active la autenticación multifactor y prepare las bóvedas compartidas. Pase primero los accesos más importantes: administración del correo, banco, dominio y web, nóminas, contabilidad.
- Cambie las contraseñas al trasladarlas. Si una contraseña ha vivido en una hoja de cálculo, dé por hecho que alguien la ha visto. El traslado es el momento ideal para cambiarla por una larga y única creada por el gestor.
- Incorpore al personal poco a poco. Enséñeles a instalar la extensión del navegador y la app del teléfono, a guardar un acceso y a rellenarlo. Diez minutos de ayuda ahorran semanas de resistencia.
- Después, los accesos de trabajo de cada persona. Anime al personal a importar las contraseñas de trabajo guardadas en su navegador y, si su configuración lo permite, desactive el guardado de contraseñas del propio navegador en los perfiles de trabajo.
- Borre la hoja de cálculo antigua, incluidas las copias en el correo y en la nube. Mientras exista, sigue siendo un riesgo.
La contraseña maestra y la autenticación multifactor
La contraseña maestra es la única que hay que recordar, así que debe ser larga: una frase corta de varias palabras sin relación entre sí funciona bien. Active la autenticación multifactor para todos los usuarios, con una app de autenticación o una llave de seguridad en lugar de SMS siempre que pueda. Nuestra página sobre seguridad de contraseñas y cuentas lo explica con más detalle.
Cuando alguien se va
Con un gestor de contraseñas las bajas son mucho más fáciles: se elimina a la persona de la cuenta de la empresa y su acceso a las bóvedas compartidas termina en el acto. Después, cambie las contraseñas compartidas que usaba a menudo, sobre todo las del banco y las cuentas de administración, junto con los pasos de nuestra guía de bajas de empleados en Microsoft 365.
Ayuda para ponerlo en marcha
Un gestor de contraseñas es una de las mejoras de seguridad más eficaces para un equipo pequeño, y además reduce los bloqueos y los momentos de «¿quién sabe la contraseña?». Si quiere ayuda para elegirlo, organizar las bóvedas y que todo el equipo lo use, forma parte de los servicios de TI gestionados que ofrecemos a pequeñas empresas, junto con la protección frente a los correos de phishing que intentan robar esas contraseñas. Llame al (213) 986-4855.